Qué es un programa de contabilidad, para qué sirve y sus ventajas para autónomos

que es un programa contable

¿Qué es un programa contable? ¿Para qué sirve un programa de contabilidad? En este post verás los beneficios de los programas de contabilidad para pymes-autónomos y ejemplos de softwares.

Como autónomos el tema de la facturación y contabilidad de nuestro proyecto siempre es una de las tareas más complicadas de gestionar, porque muchos no dominamos este tipo de tarea.

Existen muchos profesionales y pymes que contratan empresas para gestionar la contabilidad de sus proyectos.  Y muchos otros que optan por programas contables que les ayudan a controlar la facturación y contabilidad de sus negocios.

Por eso, en este artículo voy a explicarte qué es y para qué se utiliza un software de contabilidad y qué utilidades se pueden extraer de este tipo de herramientas.

¿Qué es y para qué sirve un programa contable?

Un programa contable es un software de gestión contable que reemplaza las hojas de cálculo y permite el control y registro de la totalidad de los gastos e ingresos (y cualquier otra operación económica) de una entidad, de forma totalmente digital.

Los programas de contabilidad sirven para:

  • Ayudar a llevar las cuentas de un negocio de manera más efectiva.
  • Automatizar tareas como la conciliación bancaria, la creación de asientos contables y amortización de bienes de inversión, etc.
  • Analizar la evolución de tus ingresos y gastos de sencilla.
  • También ayudan a gestionar la contabilidad de costes o la contabilidad analítica.
  • Crear distintos permisos de acceso para los miembros de un equipo.
  • Personalizar una cuenta con gran flexibilidad para marcar contactos, productos o documentos para poder llevar una contabilidad analítica efectiva.
  • Filtrar rápidamente en los listados correspondientes los contactos deseados.
  • Estudiar cómo se distribuyen los costes e ingresos para poder tomar mejores decisiones, etc.

¿Cuáles son las funcionalidades un programa de Contabilidad?

Antes de contratar un programa de contabilidad, debes tener claro cuáles son las funciones que deben ofrecer estos tipos de programas.

Algunas de sus funcionalidades son:

  • Gestión de asientos contables.
  • Realizar cálculos automáticos.
  • Creación y cierre de los ejercicios contables.
  • Administrar el Plan General Contable.
  • Llevar el Libro de Mayor y el Libro de IVA.
  • Traspasar facturas a la Contabilidad.
  • Desarrollo y gestión de los diferentes balances: el de situación, el de ganancias, pérdidas y el de sumas y saldos.
  • Realizar los modelos de IVA: 303, 340, 347 y 349.
  • Registrar, sistematizar y almacenar de forma segura todas las operaciones de la empresa.
  • Cargar masivamente datos de compras, ventas o comprobantes.
  • Personalizar diferentes niveles de usuario, etc.

10 Ventajas de los programas contables online

Algunos de los beneficios de usar ese tipo de programas de contabilidad para freelances y pymes son:

  1. Ahorro de tiempo

Un programa de contabilidad permite tener plantillas predefinidas para una entrada más rápida y con ello, ahorrar tiempo.

  1. Seguridad de los datos

Los contactos registrados y los recibos no se pierden si el dispositivo desaparece, puesto que todo está almacenado en la nube.

  1. Mejora en la gestión

Un programa contable nos aporta un suministro de información muy útil para la gestión empresarial. A partir de esta información, el software contable nos brindará la posibilidad de generar los informes necesarios para tomar decisiones oportunas nuestro proyecto.

  1. Centralización de los datos

La gestión y la base de clientes en el mismo programa informático permiten para llevar tu contabilidad a todas partes (facturas, recibos, existencias, contacto).

  1. Automatización de tareas

Este tipo de programas permite automatizar ciertas acciones, para que en el momento de registrar una acción en un sistema (crear facturas, la venta de artículos), el software de contabilidad se encargue automáticamente de crear los asientos contables correspondientes.

  1. Actualizar datos en tiempo real

Otra de las ventajas es que al tener los datos almacenados en la nube, estos son accesibles en tiempo real para su administración.

  1. Evitar multas y sanciones

Si utilizas un software certificado, estarás cumpliendo con las normas de contabilidad y facturación establecidas por la Ley, así evitas multas y sanciones.

  1. Reducción de errores

Estos sistemas contables realizan los cálculos con mayor exactitud y están diseñados para minimizar los errores en las acciones a efectuar.

  1. Realización de Informes

Otra de las ventajas de los programas de contabilidad online es que permiten crear informes de Diarios, Mayores, Estados Financieros, rápidamente para poder visualizar la información requerida y tomar decisiones.

En muchos casos se pueden exportar para enviarlos a un correo electrónico.

  1. No necesitan formación especializada

Muchos de estos programas están destinados a todos los profesionales, por lo que no es necesaria una formación contable para poder utilizarlos. Una gran ventaja de los programas de contabilidad online.

Tipos de software contables

Existen cuatro grandes categorías de programas contables:

  • Hoja de cálculo: ideal para pymes con un pequeño volumen de negocios. Es económica, o incluso gratuita.
  • Programa contable personal: son altamente personalizados para cubrir las necesidades específicas de la compañía que lo crea.
  • Software contable comercial: son utilizados a nivel mundial. Tienen diferentes precios dependiendo del área de negocio en la que se desempeñe. Está pensado para ser comercializado.
  • Programa ERP(Enterprise Resource Planning): recoge toda la información en una misma base de datos. Utilizado por empresas que cuentan con un gran volumen de negocios.

Para finalizar el artículo vamos a ver algunos de los sistemas contables más conocidos por si te interesa probar alguno y no conoces ninguno.

Ejemplos de programas de contabilidad más utilizados en 2022

Programas de contabilidad para pymes

Anfix – programa SaaS, ayuda a automatizar y simplicar procesos relacionados con la contabilidad y facturación.

Holded – el programa de contabilidad que automatiza procesos contables de manera intuitiva.

Expensya – Gestión de gastos automatizada para todas las empresas

Odoo Contabilidad – es un software de gestión en línea, fácil de usar para una gestión de contabilidad en la nube simplificada.

Cloud Gestion – Software ERP de gestión y facturación empresarial en la nube

Alegra – para gerentes de empresas. simplifica la contabilidad y centraliza todo es un solo lugar.

QuickBooks – un programa SaaS, es decir, se encuentra accesible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Programas contables para autónomos

Contasol – programa de contabilidad gratuito para empresas y autónomos. Se trata de un líder en el mercado español.

Contasimple –  programa online diseñado para autónomos y para la pequeña y mediana empresas.

Conclusión

Para un autónomo utilizar un programa contable es de gran utilidad y ayuda para la facturación y contabilidad de nuestro proyecto. En este post te expliqué qué son y para qué sirven los programas de contabilidad.

Existen muchas opciones, en el artículo has visto varias opciones y espero que te sirvan si estás buscando alguno de estos programas.

Mi recomendación es que mires las recomendaciones de los usuarios en la red sobre cada uno de los programas que te gusten y luego escojas la versión de prueba para probarlos hasta que encuentres uno que te guste.

¿Estás utilizando algún programa contable para tu proyecto? ¿Qué otros programas de contabilidad recomendarías a un freelance?

Si te parece útil el post no dudes en compartirlo en tus redes sociales para llegar a otras personas que les interese el tema.

Cláudio Inácio

Consultor Personal, de Proyectos Paralelos y Estrategia en Social Media. Ayudo profesionales a potenciar el valor de su Marca Personal para Aumentar sus opciones laborales.

1 Comentario
  • Jorge Ramón
    Posted at 08:30h, el 01 de marzo de 2022 Responder

    Interesante tema sobre los programas contables, no conocía ninguno de los que mencionas, y me parecen buenas opciones mirando así por encima cada una de las opciones. Por cierto, llevo años gestionando la contabilidad de mi empresa, y te puedo asegurar que muchas veces es un caos tener que gestionar tantas cosas (que no dominas) y el stress que genera es agotador…por ello, creo que iré a probar alguna de estas herramientas y ver que tal funciona. Ya te contaré. Me gustó el tema y lo comparto en mis redes. Gracias

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