Cómo organizar un evento virtual y presencial: Fases y acciones para tener éxito en 2022

como organizar un evento online o presencial

¿Cómo organizar un evento online? ¿Y un evento deportivo o musical? En esta Guía verás etapas y acciones de como organizar un evento publico, virtual o empresarial paso a paso en 2021 con ejemplos e ideas para aplicar en tu propio evento.

¿Qué hay que hacer para llevar a cabo el desarrollo de un evento?

Llevo años participando en eventos online y presenciales y me gusta mucho observar las etapas de cada evento y ver como funcionan. Así que en este post te voy a contar lo que aprendí todos estos años sobre como desarrollar un congreso.

Aprende como preparar un evento y así poder llamar la atención de los asistentes para enseñarles todos los beneficios de una marca, producto o servicio que quieras mostrar.

Este tipo de estrategia de comunicación es muy interesante y eficaz, pero siempre y cuando se realice de la manera adecuada.

Así que, mira los pasos más importantes que debes tener en cuenta a la hora de organizar un evento de éxito.

Cómo organizar un evento online o publico paso a paso por Etapas

como organizar un evento virtual por etapas

Para saber cómo organizar un programa de eventos es importante tener en cuenta los pasos y acciones a seguir:

  • Antes del evento;
  • Durante el evento;
  • Después del evento, para así poder lograr los objetivos.

Por eso, a partir de ahora te contaré las 3 fases para organizar un evento de manera detallada.

 icono que representa el h3 de las fases y acciones de un evento

1) Etapas antes de organizar un evento

¡Empecemos con las etapas de la organización de un evento!

Crear el briefing del evento

También denominado planificación del evento o proyecto del evento. Aquí plasmas la idea clave de lo que se desea conseguir en el evento.

Tienes que incluir información como el objetivo del evento, cual es tu público objetivo, el sitio donde se va a celebrar, la fecha etc.

Tienes varios tipos de eventos para poder realizar como:

  • Festivales (eventos musicales).
  • Exposiciones.
  • Eventos deportivos.
  • Eventos empresariales (corporativos).
  • Eventos benéficos.
  • Ferias.
  • Conferencias, etc.

Cuáles son los objetivos de un evento

¿Cuál es la finalidad del evento? ¿Educar a una comunidad? ¿Conseguir dinero? ¿Promocionar un producto o servicio? ¿Va a ser un homenaje?

Es muy importante definir objetivos y cuándo más acotados sean estos mejor.

El modo que vas a transmitir el mensaje a la audiencia y la filosofía que va a tener el evento es muy importante tenerlo aclarado para llegar de la forma correcta a una audiencia determinada.

Como hacer un presupuesto para organizar un evento

Todos los puntos son importantes, pero este es esencial, si no hay dinero, no hay evento.

Debes tener bien claro cuál es el presupuesto dispuesto a invertir y que gastos te va a generar la realización del evento.

Estos son algunos de los gastos que la gran mayoría de eventos tienen que cubrir:

  1. Proveedores.
  2. Alquiler del lugar.
  3. Equipos audiovisuales.
  4. Mobiliario (mesas, sillas…)
  5. Decoración.
  6. Promoción.
  7. Personal, etc.

Pero que no cunda el pánico, ya que, al menos una parte de estos gastos vas a poder amortizarlos con acciones como:

  1. Conseguir patrocinadores.
  2. Entradas al evento.
  3. Colaboradores.
  4. Empresas que deseen poner un stand ofreciendo sus servicios.
  5. Zonas publicitarias, etc.

Te recomiendo que los patrocinadores y empresas que estén en el stand tengan una relación con el tipo de evento que vayas a realizar, así todos salís ganando.

Fecha, horarios y lugar para organizar el evento

Debes tener bien claro que tipo de horario conviene mejor realizar el evento. Estudiar a tu público objetivo y a tu buyer persona te ayudará a tener una orientación.

A nivel general, evita elegir este tipo de fechas para realizar un evento:

  • Festivos.
  • Navidad.
  • Semana Santa.
  • Acontecimientos deportivos importantes.
  • Verano.

Y digo a nivel general porque, si el evento es un festival, a lo mejor en verano es la mejor época.

El lugar del evento es muy importante, mira si la ubicación tiene alrededor:

  • Paradas de transporte público;
  • Zona de aparcamiento;
  • Acceso para minusválidos;
  • Restaurantes y bares cercanos;
  • Lugares de hospedaje cerca (si dura más de un día), etc.

Dependiendo de la magnitud del evento, la capacidad de aforo es un factor a tener en cuenta a la hora de elegir el lugar.

Promoción del evento

De nada sirve conocer todas las ideas para organizar eventos si luego solo acude tu mejor amigo.

Por eso es muy importante darle difusión meses antes en distintos medios de comunicación como, por ejemplo:

Consejo 1: Si estás en un sector digital, puedes convocar a colaboradores que estén dispuestos a ayudarte a dar difusión del evento en sus redes sociales siempre que tengan un público relacionado con tu temática.

👉 TIP: Para que se animen a moverlo en sus redes, a cambio puedes regalarles una entrada para el evento.

Consejo 2: Si es un congreso, propón que los ponentes den difusión en su página web del evento.

👉 TIP: Puedes darles un enlace de afiliación (ganan un % de cada entrada que vendan con su enlace de afiliado).”

Consejo 3: Promociona las ventajas y beneficios que tiene acudir al evento. No te centres solo en las partes técnicas.

Invitaciones formales a eventos oficiales

Es una parte muy importante del evento. Es la manera formal que tienes a la hora de decir a una persona o grupo de personas que quieres que acudan a tu evento. Ya sean invitaciones impresas o virtuales.

En la invitación debe de aparecer una serie de información fundamental como:

  • Nombre del evento;
  • Logo de la empresa organizadora;
  • Fecha, hora y lugar del evento;
  • Y si quieres hacerlo de una manera más cercana y personalizada poner el nombre de la persona a la que se invita.

Otras buenas ideas a tener en cuenta es detallar lugares cercanos para comer, hoteles, paradas de transporte público, si debe confirmar la invitación.

Cuanto más claro dejes los puntos que debe de cubrir o presentar el invitado para confirmar la asistencia, mejor.

icono que representa h3 acciones durante el evento2) Acciones durante el evento

Pautas a llevar a cabo durante el transcurso del evento.

Como organizar y planificar un evento

Todas las acciones planteadas deben ser revisadas y verificadas por tu equipo antes de empezar a llevarlas a cabo.

Es muy importante hacer ensayos previos para ver que puntos se pueden mejorar.

Todas las personas implicadas, incluidos los ponentes, deberán conocer tu planificación para que sepan en todo momento donde, cuándo y de manera actuar para que todo salga según lo previsto.

Organigrama y cronograma del evento

Es importante que establezcas desde un principio los roles que van a desempeñar cada uno de los implicados al evento. De esta manera establecerás una jerarquía que ayudará a agilizar las tareas.

Haz también un cronograma con todas las acciones a llevar a cabo para hacer realidad el evento, estableciendo un periodo determinado a en cada acción que se vaya a desempeñar.

Como destacar un evento en redes sociales

Para “hacer ruido” antes de que ocurra y durante el evento es efectivo tener un equipo de colaboradores que tengas perfiles sociales activos y afines al sector o nicho del evento.

👉 TIP: Cuando tengas al equipo de colaboradores, invítales a que creen sus creatividades y copys del evento.

Lo mejor y recomendable es darle una serie de creatividades acordes a cada red social y con un copy ya establecido para facilitarles la tarea de que lo difundan en sus redes.

También es muy bueno hacerles saber que beneficios tendrán si ayudan a la difusión del evento, por ejemplo:

  • Tener las repeticiones gratuitas de los ponentes;
  • O poder disfrutar de algún servicio o producto durante un tiempo de uno de los patrocinadores del evento.

Para que toda la difusión esté categorizada es importante crear un hashtag único para el evento, que se deberá poner durante la promoción de las publicaciones en las redes sociales y durante la retransmisión del evento.

icono para h3 pasos despues del evento3) Pasos a hacer después del evento

En el post evento tu trabajo continúa, aquí te dejo las acciones que deberías llevar a cabo.

Como dar las gracias en un evento bien organizado

El agradecimiento es una buena oportunidad para demostrar a los asistentes tu alegría por el hecho de que hayan asistido.

También es un buen momento para incluir tus redes sociales e invitarles a que te sigan para que estén atentos a futuros eventos de tu marca o empresa.

Y no solo te quedes en agradecer a los asistentes, haz lo mismo con los colaboradores, con tus patrocinadores, medios de comunicación…

Recopilar datos

Los días posteriores al evento deberás recopilar todo tipo de datos:

  • Informaciones y detalles del congreso;
  • Número de inscritos y asistencia real;
  • Análisis de los resultados de las encuestas efectuadas a los participantes;
  • Recopilación de menciones en redes sociales, blogs y otros medios, etc., para posterior clipping.

Medir los resultados del evento: ROI

Más adelante será el momento de estudiar y analizar si los gastos realizados tuvieron sus beneficios y si llegaste al objetivo que te habías marcado desde un principio.

Te dejo algunas formas que existen para medir el éxito de un evento:

  • Cantidad de entradas vendidas y registros (con Eventbrite puedes controlar las métricas del total de personas que asisten al evento y compararlo con el total de registrados).
  • Promoción e impacto en las redes sociales (con herramientas digitales puedes medir el alcance en las redes sociales).
  • Satisfacción con el evento (puedes medir la satisfacción de los asistentes respecto al evento, enviando un correo con un cuestionario post – evento con Google Forms).

El retorno de la inversión te ayudará a medir el porcentaje de éxito del evento.

Te dejo aquí de ejemplo algunos de los eventos de éxito que yo participé.

Sugerencias finales sobre como organizar un evento virtual, publico o empresarial

👉 TIP: Crea una encuesta y envíasela a todos los asistentes para obtener un feedback de todas aquellas cosas que consideras relevantes y así poder pulir o mejorar en las siguientes ediciones.

👉 TIP: Para aumentar el número de encuestas cubiertas incita al asistente a que si cubre la encuesta conseguirá un beneficio, como puede ser un cupón de descuento, una muestra de un producto o servicio de un patrocinador, un descuento de lo que ofreces…

👉 TIP: Redacta el informe final del evento. Si lo vas a enviar a diferentes destinatarios su enfoque será adaptado a cada uno de ellos.

Conclusión

Espero que este artículo te ayude a saber como organizar un evento online o presencial teniendo en cuenta cada una de las etapas del evento.

Quizás existan más puntos a tener en cuenta al crear un evento, pero estas son según mi experiencia aquellas que yo considero más importantes para crear un evento de éxito.

Ahora que ya conoces las etapas de un evento es hora que empiezas a darle forma y así poder hacer realidad tu sueño y conseguir los objetivos que tienes en mente.

¿Se te ocurre otro punto a tener en cuenta a la hora de crear un evento? Déjamelo en los comentarios.

Y si te gustó el artículo, me alegraría que lo compartas en tus redes sociales.

Cláudio Inácio

Consultor Personal, de Proyectos Paralelos y Estrategia en Social Media. Ayudo profesionales a potenciar el valor de su Marca Personal para Aumentar sus opciones laborales.

3 Comentarios
  • Carol Mercedes
    Posted at 08:51h, el 05 de noviembre de 2021 Responder

    Me gustó mucho el articulo. Muchas ideas y muy conciso en las etapas para hacer un evento.
    Lo añado a favoritos pues nos vendrá bien cuando tengamos que preparar algún evento y hay cosas que no aplicamos. Muchas gracias

    • Jose Luis
      Posted at 12:20h, el 05 de noviembre de 2021 Responder

      Muy completo y información detallada de gran utilidad. Enhorabuena por el post.

      • Alex Castro
        Posted at 12:03h, el 06 de noviembre de 2021 Responder

        Ojalá muchas marcas y empresas lo implanten y podamos disfrutar de sus eventos el año que viene porque ya tenemos unas ganas tremendas de disfrutar de los eventos.

        Miles de gracias por ser tan claro a la hora de aprender a crear un evento online 😀

        Un abrazo

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